Quy trình sau khi nhận quyết định cấp vốn (交付決定)

Sau khi nhận được 交付決定 (quyết định cấp vốn) từ chương trình IT導入補助金, doanh nghiệp cần thực hiện các bước cụ thể để đảm bảo dự án IT được triển khai đúng quy định và nhận được hỗ trợ tài chính. Dưới đây là các công việc cần làm:

1. Ký kết hợp đồng với IT導入支援事業者

• Sau khi có quyết định cấp vốn, doanh nghiệp cần ký kết hợp đồng chính thức với IT導入支援事業者 (nhà cung cấp giải pháp IT) để bắt đầu triển khai dự án.
• Hợp đồng cần nêu rõ phạm vi công việc, chi phí, và tiến độ thực hiện dự án.

** Lưu ý:**

• Chỉ ký kết hợp đồng với nhà cung cấp IT và tiến hành triển khai dự án khi có quyết định cấp vốn (交付決定)
• Phải có 契約•発注 trước khi bàn giao và thanh toán 「納品」,「請求•支払い」

2. Tiến hành triển khai dự án IT

• Thực hiện dự án IT theo kế hoạch đã đề ra trong hồ sơ đăng ký. Điều này có thể bao gồm cài đặt phần mềm quản lý, tích hợp hệ thống, hoặc chuyển đổi quy trình làm việc sang các giải pháp số hóa.
• Các hoạt động triển khai phải tuân thủ theo khung thời gian đã đăng ký trong hồ sơ để đảm bảo tính hợp lệ của việc nhận hỗ trợ.

3. Theo dõi và ghi nhận tiến độ dự án

• Doanh nghiệp cần theo dõi và ghi nhận đầy đủ mọi thông tin liên quan đến quá trình thực hiện dự án, bao gồm hóa đơn, chứng từ thanh toán, và các tài liệu liên quan.
• Những thông tin này sẽ được sử dụng để nộp báo cáo sau khi dự án hoàn thành và là cơ sở để xác định mức hỗ trợ chính xác.

4. Báo cáo tiến độ và hoàn thành dự án

• Sau khi hoàn thành dự án, doanh nghiệp phải nộp báo cáo kết thúc dự án lên cơ quan quản lý chương trình. Báo cáo bao gồm:
  • Chi tiết các hoạt động đã thực hiện.
  • Chứng từ liên quan đến chi phí và thanh toán.
  • Các kết quả và hiệu quả ban đầu của dự án, đặc biệt là những cải tiến về năng suất.
• Báo cáo phải được nộp trong thời gian quy định để đủ điều kiện nhận hỗ trợ.

5. Kiểm tra và đánh giá dự án - 確定検査

• Cơ quan quản lý có thể yêu cầu kiểm tra và đánh giá dự án sau khi nhận báo cáo để đảm bảo dự án được thực hiện đúng quy định và đạt được các mục tiêu đề ra.
• Trong một số trường hợp, có thể có kiểm tra tại chỗ hoặc yêu cầu thêm thông tin, tài liệu để hoàn tất việc xét duyệt.

6. Nhận hỗ trợ tài chính

• Sau khi dự án được kiểm tra và xác nhận là đã thực hiện đúng cách, doanh nghiệp sẽ kiểm tra kết quả trên trang quản lý và phê duyệt khoản hỗ trợ qua quy trình có xác thực SMS.
• Khoản hỗ trợ này sẽ được chuyển vào tài khoản của doanh nghiệp.

7. Theo dõi hiệu quả sau dự án

• Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi và đánh giá hiệu quả của dự án trong một khoảng thời gian sau khi dự án hoàn thành, đặc biệt là các chỉ số liên quan đến năng suất và hiệu quả hoạt động.
• Cơ quan quản lý có thể yêu cầu doanh nghiệp cung cấp các báo cáo về tình hình sau dự án trong vòng vài năm để đảm bảo dự án đạt được những mục tiêu đã đề ra ban đầu.

Tham khảo: Báo cáo hiệu quả sau dự án

Tóm tắt các bước:

1. Ký kết hợp đồng với IT導入支援事業者.
2. Triển khai dự án theo kế hoạch.
3. Theo dõi và ghi nhận tiến độ.
4. Nộp báo cáo hoàn thành dự án.
5. Kiểm tra và đánh giá.
6. Nhận hỗ trợ tài chính.
7. Theo dõi hiệu quả sau dự án.

Việc thực hiện đúng các bước này sẽ giúp doanh nghiệp nhận được hỗ trợ và đảm bảo rằng dự án IT đạt được hiệu quả như mong muốn.